Office Manager Intern Austria

Die VGP Gruppe ist ein familiengeführter, paneuropäischer Projektentwickler für qualitativ hochwertige Logistik und Industrieimmobilien. Das Unternehmen erwirbt strategisch gelegene Flächen mit idealer Verkehrsanbindung und entwickelt für seine Kunden maßgeschneiderte Immobilienlösungen. Das Serviceangebot umfasst die Projektentwicklung, die Überwachung der Bauarbeiten, das Gebäudemanagement sowie die langfristige Vermietung der Objekte.

Aktuell suchen wir für unser Team in Wien eine(n) kommunikative(n)

Office Manager(in) 

In dieser Position verantworten Sie die administrative Organisation des Büros. Sie spielen eine entscheidende Rolle in der organisatorischen Abwicklung und stehen in engem Austausch mit dem gesamten Team der Niederlassung in Wien und unseren Kolleg_innen in verschiedenen europäischen Ländern. Ihr Aufgabenbereich ist sehr abwechslungsreich und erstreckt sich vom Office Management über die Personaladministration bis zum Event Management und den Fuhrpark.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Office Management

  • Allgemeine administrative Projekte
  • Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
  • Unterschriftseinholung, Bearbeitung und Archivierung von Verträgen und anderen Dokumenten
  • Vorbereitungsarbeiten für die Buchhaltung
  • Erstellung und Bearbeitung unterschiedlicher Reports (CO2 Report, Headcount Report,…)
  • Beschaffung und Verwaltung von Equipment wie Laptops, Handys, Parkkarten, Zutrittskarten,…
  • Bestellung von Bürobedarf wie Büromaterial, Kaffee, Obstkorb, etc.

Personaladministration

  • Erstellung und Archivierung von Dienstverträgen, Nachträgen zu den Dienstverträgen, Nutzungsvereinbarungen, etc.
  • Erstellung und Prüfung von Spesen- und Kreditkartenabrechnungen
  • Verwaltung der Urlaubstage, Krankenstandstage und Sonderurlauben
  • Organisation und Betreuung der Mitarbeiter-Benefits wie Versicherungen, Gesundheitsuntersuchungen, etc.
  • Durchführung der Gehaltszahlungen
  • Organisation von Fortbildungsveranstaltungen

Fuhrpark

  • Angebotseinholung für Leasingfahrzeuge
  • Verwaltung und Archivierung von Leasingverträgen
  • Verwaltung der Tank- und Parkkarten

 Eventmanagement

  • Organisation der Teambuildingevents
  • Organisation der nature- oder socialdays
  • Organisation der Spatenstichevents

Anforderungen:

  • Abgeschlossene Berufsausbildung
  • Mehrjährige Berufspraxis in einer ähnlichen Position (Immobilienbranche von Vorteil)
  • Ausgezeichnete Deutsch und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Unternehmenssprachen Deutsch und Englisch)
  • Versierter Umgang mit MS Office
  • Strukturierte und zuverlässige, eigenständige Arbeitsweise
  • Organisationstalent
  • Kommunikativ
  • teamfähig

Wir bieten:

  • Angenehmes und familiäres Arbeitsklima
  • Modernste Arbeitsmittel (Laptop, IPhone, 2 Bildschirme pro Arbeitsplatz)
  • Kostenloser Obstkorb und Süßigkeiten, Kaffee, Tee
  • Mitarbeiterevents (Teambuilding, Family Day)
  • E-Bike Leasing zu günstigen Konditionen
  • Umfangreiches Gesundheitsvorsorgeprogramm und weitere Benefits

Sollten Sie sich in unserer Stellenbeschreibung wiederfinden, freuen wir uns auf Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen per Mail: carolin.fabian@vgpparks.eu

By sending your CV and any other personal information to the above e-mail address, you explicitly consent to the respective VGP entity processing those of your personal data, which you will provide, and to use such personal data for the purpose of evaluating your job application, as well as for the purpose of archiving such personal data for a period of three years from the date of receipt of the information. For further information, please see our Personal Data Protection Policy.