2007

BIJEENROEPING VAN DE BUITENGEWONE EN GEWONE ALGEMENE VERGADERING

09. 04. 2019

De aandeelhouders worden hierbij uitgenodigd om de buitengewone en de gewone algemene vergadering van de Vennootschap bij te wonen die zal plaatsvinden in het Hilton Antwerp Old Town hotel, Groenplaats 32, 2000 Antwerpen (België), op vrijdag 10 mei 2019 om 10.00 uur, met de hierna vermelde agenda en voorstellen tot besluit.

A.     Buitengewone algemene vergadering van aandeelhouders: 

AGENDA EN VOORSTELLEN TOT BESLUIT

Referenties naar artikelen van de statuten in de agenda hieronder betreffen de nummers van de artikelen opgenomen in de huidige gecoördineerde statuten, opgesteld op 12 mei 2017.  

1.     Hernieuwing van de machtigingen inzake toegestaan kapitaal en overeenkomstige wijziging van artikel 44, eerste lid en laatste lid van de statuten van de Vennootschap. 

1.1. Voorafgaande kennisname van het verslag van de raad van bestuur in overeenstemming met artikel 604 van het Wetboek van vennootschappen met betrekking tot de bijzondere omstandigheden waarin de raad van bestuur het toegestaan kapitaal kan gebruiken alsook de nagestreefde doeleinden. 

1.2. Hernieuwing van de bevoegdheden gegeven aan de raad van bestuur met betrekking tot het toegestaan kapitaal zoals uiteengezet in artikel 44 van de statuten van de Vennootschap en overeenkomstige wijziging van artikel 44 van de statuten van de Vennootschap.

Voorstel tot besluit: De bestaande machtiging van de raad van bestuur met betrekking tot het toegestaan kapitaal, zoals uiteengezet in artikel 44 van de statuten van de Vennootschap, zal worden ingetrokken met ingang van de inwerkingtreding van de nieuwe machtiging zoals hierna uiteengezet. Vervolgens verleent de aandeelhoudersvergadering aan de raad van bestuur de ruimst mogelijke bevoegdheden overeenkomstig de artikelen 605 en 607 van het Wetboek van vennootschappen om, gedurende een periode van vijf (5) jaar te rekenen vanaf de bekendmaking van deze beslissing, het kapitaal van de Vennootschap in één of meerdere malen te verhogen met tweeënnegentig miljoen zeshonderdzesenzestigduizend achthonderdvijftien euro (92.666.815,00 EUR), in geld of in natura, zoals deze bevoegdheden zijn beschreven in artikel 44 van de statuten van de Vennootschap. De raad van bestuur wordt gemachtigd om, gedurende een periode van drie (3) jaren, van deze bevoegdheden tevens gebruik te maken in de gevallen bedoeld in artikel 607 van het Wetboek van vennootschappen. Dienovereenkomstig wordt in artikel 44 (“TOEGESTAAN KAPITAAL”), eerste lid en laatste lid van de statuten van de Vennootschap “8 december 2016” vervangen door “10 mei 2019”.

2.     Hernieuwing van de machtiging aan de raad van bestuur betreffende de verkrijging en vervreemding van eigen aandelen en overeenkomstige wijziging van artikel 45, tweede lid en derde lid van de statuten van de Vennootschap.

2.1. Hernieuwing van de machtiging van de raad van bestuur betreffende de verkrijging en vervreemding van eigen aandelen in het geval van een ernstig dreigend nadeel.

Voorstel tot besluit: De bestaande machtiging van de raad van bestuur met betrekking tot de verkrijging en vervreemding van eigen aandelen, zoals uiteengezet in artikel 45, tweede lid van de statuten van de Vennootschap, zal worden ingetrokken met ingang van de inwerkingtreding van de nieuwe machtiging zoals hierna uiteengezet. Vervolgens beslist de aandeelhoudersvergadering tot hernieuwing, voor een periode van drie (3) jaar te rekenen van de bekendmaking van deze beslissing, van de bevoegdheden verleend aan de raad van bestuur in artikel 45, tweede lid van de statuten van de Vennootschap om over te gaan tot een verkrijgen en vervreemding van eigen aandelen zonder voorafgaandelijk besluit van de algemene vergadering wanneer de verkrijging of vervreemding noodzakelijk is om te voorkomen dat de Vennootschap een ernstig dreigend nadeel zou lijden.Dienovereenkomstig wordt in artikel 45, tweede lid, van de statuten van de Vennootschap “de akte van statutenwijziging de dato 8 december 2016” vervangen door “de akte van statutenwijziging de dato 10 mei 2019”. 

2.2. Hernieuwing van de machtiging van de raad van bestuur betreffende de verkrijging van eigen aandelen, zoals opgenomen in artikel 45, derde lid, van de statuten van de Vennootschap en overeenkomstige wijziging van artikel 45, derde lid van de statuten van de Vennootschap. 

Voorstel tot besluit: De bestaande machtiging van de raad van bestuur met betrekking tot de verkrijging en vervreemding van eigen aandelen, zoals uiteengezet in artikel 45, derde lid van de statuten van de Vennootschap, zal worden ingetrokken met ingang van de inwerkingtreding van de nieuwe machtiging zoals hierna uiteengezet. Vervolgens beslist de aandeelhoudersvergadering tot hernieuwing, voor een periode van vijf (5) jaar te rekenen van de bekendmaking van deze beslissing, van de bevoegdheden verleend aan de raad van bestuur in artikel 45, derde lid van de statuten van de Vennootschap, om over te gaan tot de verwerving van eigen aandelen tot beloop van 20% van het uitgegeven kapitaal. Dienovereenkomstig wordt in artikel 45, derde lid, van de statuten van de Vennootschap “de akte van statutenwijziging de dato 8 december 2016” vervangen door “de akte van statutenwijziging de dato 10 mei 2019”. 

B.    Gewone algemene vergadering van aandeelhouders:

AGENDA EN VOORSTELLEN TOT BESLUIT

1.     Kennisname en bespreking van het jaarverslag van de raad van bestuur en het verslag van de commissaris met betrekking tot de jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2018.

2.     Kennisname en goedkeuring van het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2018.

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering keurt het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2018 goed.

3.     Kennisname en goedkeuring van de jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2018 en bestemming van het resultaat.

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering keurt de jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2018 goed. De algemene vergadering keurt de bestemming van het resultaat zoals voorgesteld door de raad van bestuur, inclusief de uitkering van een bruto dividend van 2,20 EUR per aandeel, goed. Het dividend wordt betaalbaar gesteld op 22 mei 2019.

4.     Kennisname en bespreking van het jaarverslag van de raad van bestuur en het verslag van de commissaris over de geconsolideerde jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2018. 

5.     Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2018.

6.     Kwijting aan de bestuurders en aan de respectievelijke vaste vertegenwoordigers van de rechtspersonen-bestuurders.

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering verleent bij afzonderlijke stemming kwijting aan de bestuurders en aan de respectievelijke vaste vertegenwoordigers van de rechtspersonen-bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2018.

7.     Kwijting aan de commissaris.

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering verleent kwijting aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2018. 

8.     Kennisname van het feit dat de vaste vertegenwoordiger van de commissaris van de Vennootschap wordt vervangen door mevrouw Kathleen De Brabander met ingang van 10 mei 2019.

9.     Kennisname van het verstrijken van de mandaten van de heer Marek Sebest’ak, de heer Alexander Saverys en Rijo Advies BVBA als onafhankelijke bestuurders van de Vennootschap en benoeming van mevrouw Ann Gaeremynck, mevrouw Katherina Reiche en mevrouw Vera Gäde-Butzlaff als onafhankelijke bestuurders van de Vennootschap.

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering keurt de benoeming goed van: 

-     Mevrouw Ann Gaeremynck, wonende te Dadizelestraat 43, 8560 Moorsele, België, als onafhankelijke bestuurder van de Vennootschap in de zin van en beantwoordend aan de criteria van artikel 526ter W.Venn., voor een periode van 4 jaar, met onmiddellijke ingang en tot aan de afsluiting van de algemene vergadering die in het jaar 2023 gehouden zal worden en waarop besloten zal worden tot de goedkeuring van de jaarrekening afgesloten per 31 december 2022.

-     Mevrouw Katherina Reiche, wonende te Dorfstraße 34, 14943 Luckenwalde, OT Frankenfelde, Duitsland, als onafhankelijke bestuurder van de Vennootschap in de zin van en beantwoordend aan de criteria van artikel 526ter W.Venn., voor een periode van 4 jaar, met onmiddellijke ingang en tot aan de afsluiting van de algemene vergadering die in het jaar 2023 gehouden zal worden en waarop besloten zal worden tot de goedkeuring van de jaarrekening afgesloten per 31 december 2022.

-     Mevrouw Vera Gäde-Butzlaff, wonende te Margaretenstraße 3, 14193 Berlijn, Duitsland, als onafhankelijke bestuurder van de Vennootschap in de zin van en beantwoordend aan de criteria van artikel 526ter W.Venn., voor een periode van 4 jaar, met onmiddellijke ingang en tot aan de afsluiting van de algemene vergadering die in het jaar 2023 gehouden zal worden en waarop besloten zal worden tot de goedkeuring van de jaarrekening afgesloten per 31 december 2022.

10.   Vaststelling van een eenmalige bijkomende vergoeding voor alle bestuurders van de Vennootschap.

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering keurt het voorstel van de raad van bestuur m.b.t. de eenmalige bijkomende vergoeding van 35.000 EUR per bestuurder van de Vennootschap goed.

11. Vaststelling van een verhoogde jaarlijkse vaste vergoeding en verhoogde zitpenningen voor alle bestuurders van de Vennootschap.

Voorstel tot besluit: De algemene vergadering keurt het voorstel van de raad van bestuur goed m.b.t. (i) de verhoogde jaarlijkse vaste vergoeding van 40.000 EUR per bestuurder van de Vennootschap (inclusief de voorzitter van de raad van bestuur) en (ii) de verhoogde zitpenningen van 2.000 EUR per bestuurder (inclusief de voorzitter van de raad van bestuur) voor elke vergadering van de raad van bestuur van de Vennootschap waarop de bestuurders aanwezig zijn en van 2.000 EUR per bestuurder (inclusief de voorzitter) voor elke vergadering van het auditcomité of het remuneratiecomité van de Vennootschap waarop de bestuurders aanwezig zijn.

Toelatingsvoorwaarden tot de buitengewone en de gewone algemene vergadering


Aandeelhouders mogen enkel aan de buitengewone en de gewone algemene vergadering deelnemen en er hun stemrecht uitoefenen als aan volgende twee voorwaarden is voldaan:

(i)        Op basis van de met toepassing van de hieronder beschreven registratieprocedure overlegde bewijzen moet de Vennootschap kunnen vaststellen dat u op 26 april 2019 om middernacht (de “Registratiedatum”) in het bezit was van het aantal aandelen waarvoor u voornemens bent aan de algemene vergadering deel te nemen.

(ii)       Uiterlijk op 4 mei 2019 moet u expliciet aan de Vennootschap bevestigen dat u voornemens bent aan de buitengewone en de gewone algemene vergadering deel te nemen.

Aan deze voorwaarden moet voldaan worden overeenkomstig de hieronder vermelde formaliteiten.


1.    Houders van aandelen op naam

Overeenkomstig artikel 536, §2 van het Wetboek van vennootschappen en artikel 24 van de statuten hebben de houders van aandelen op naam het recht om aan de buitengewone en de gewone algemene vergadering deel te nemen en om er hun stemrecht uit te oefenen, op voorwaarde dat:

  • hun aandelen zijn ingeschreven op hun naam in het register van de aandelen op naam om vierentwintig uur (24.00u) (CET) op de Registratiedatum, 26 april 2019, en dit ongeacht het aantal aandelen dat ze bezitten op de dag van de buitengewone en de gewone algemene vergadering; en
  • zij de Vennootschap schriftelijk op de hoogte hebben gebracht van (i) hun voornemen om aan de buitengewone en de gewone algemene vergadering deel te nemen; en (ii) het aantal effecten waarmee zij aan de buitengewone en de gewone algemene vergadering wensen deel te nemen, en dit door middel van een ondertekend formulier dat uiterlijk op 4 mei 2019 dient aan te komen op de zetel van de Vennootschap en waarvan een model op de zetel van de Vennootschap en op de website van de Vennootschap onder de tab “Investors” – “Shareholders Meetings” (www.vgpparks.eu) beschikbaar is.

2.    Houders van gedematerialiseerde aandelen

Overeenkomstig artikel 536, §2 van het Wetboek van vennootschappen en artikel 24 van de statuten hebben de houders van gedematerialiseerde aandelen het recht om aan de buitengewone en de gewone algemene vergadering deel te nemen en om er hun stemrecht uit te oefenen, op voorwaarde dat:

  • hun aandelen zijn ingeschreven op hun naam op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van de vereffeningsinstelling om vierentwintig uur (24.00u) (CET) op de Registratiedatum, 26 april 2019, en dit ongeacht het aantal aandelen dat ze bezitten op de dag van de buitengewone en de gewone algemene vergadering; en
  • zij uiterlijk op 4 mei 2019 een attest opgesteld door een erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling hebben bezorgd of hebben laten bezorgen op de zetel van de Vennootschap waaruit blijkt met hoeveel gedematerialiseerde aandelen die op de Registratiedatum op naam van de aandeelhouder zijn ingeschreven op zijn rekeningen de aandeelhouder heeft aangegeven te willen deelnemen aan de buitengewone en de gewone algemene vergadering.

Enkel personen die aandeelhouder zijn van de Vennootschap op de Registratiedatum (26 april 2019) en die uiterlijk op 4 mei 2019 hebben gemeld te willen deelnemen aan de buitengewone en de gewone algemene vergadering zoals hierboven uiteengezet, zijn gerechtigd om deel te nemen aan de vergadering. De aandeelhouders worden erop gewezen dat 4 mei 2019 een zaterdag is en dat zij desgevallend de nodige schikkingen moeten treffen om de vereiste formaliteiten reeds op 3 mei 2019 te vervullen.

De aandelen worden niet geblokkeerd ten gevolge van het bovenstaande proces. Bijgevolg kunnen aandeelhouders vrij over hun aandelen beschikken na de Registratiedatum. 

Agenderingsrecht

Overeenkomstig artikel 533ter van het Wetboek van vennootschappen kunnen één of meer aandeelhouders die samen minstens drie procent (3%) van het maatschappelijk kapitaal bezitten, te behandelen onderwerpen op de agenda van de algemene vergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen onderwerpen, op voorwaarde dat:

  • zij de eigendom van zulk aandeelhouderschap bewijzen op de datum van hun verzoek en hun aandelen die zulk aandeelhouderschap vertegenwoordigen registreren op de Registratiedatum, 26 april 2019; het bewijs van aandeelhouderschap wordt geleverd hetzij op grond van een certificaat van inschrijving van de desbetreffende aandelen in het register van de aandelen op naam van de Vennootschap, hetzij aan de hand van een door de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling opgesteld attest waaruit blijkt dat het desbetreffende aantal gedematerialiseerde aandelen op naam van de desbetreffende aandeelhouder(s) op rekening is ingeschreven;
  • de bijkomende agendapunten en/of voorstellen tot besluit door deze aandeelhouders schriftelijk zijn ingediend bij de raad van bestuur ten laatste op 18 april 2019. 

Deze bijkomende agendapunten en/of voorstellen kunnen worden bezorgd aan de Vennootschap per brief te versturen naar de maatschappelijke zetel van de Vennootschap ter attentie van Dhr. Dirk Stoop of per e-mail te verzenden naar dirk.stoop@vgpparks.eu. De Vennootschap zal de ontvangst van de geformuleerde verzoeken, per e-mail of per brief binnen een termijn van 48 uur aan de betrokken aandeelhouders bevestigen op het door hen respectievelijk meegedeelde adres.

In voorkomend geval zal de Vennootschap de gewijzigde agenda van de algemene vergadering samen met het ad-hoc formulier tot verlening van een volmacht, aangevuld met de te behandelen onderwerpen en/of de voorstellen tot besluit ter beschikking stellen op de website van de Vennootschap (www.vgpparks.eu), ten laatste op 25 april 2019.

De volmachten die ter kennis werden gebracht van de Vennootschap vóór de bekendmaking van een aangevulde agenda, blijven geldig voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor zij gelden. Bij wijze van uitzondering op wat voorafgaat, kan de volmachtdrager, voor de op de agenda opgenomen te behandelen onderwerpen waarvoor, met toepassing van artikel 533ter W.Venn., nieuwe voorstellen tot besluit zijn ingediend, tijdens de algemene vergadering afwijken van de eventuele instructies van de volmachtgever, indien de uitvoering van die instructies de belangen van de volmachtgever zou kunnen schaden. De volmachtdrager moet de volmachtgever daarvan in kennis stellen. De volmacht moet vermelden of de volmachtdrager gemachtigd is om te stemmen over de nieuw te behandelen onderwerpen die op de agenda zijn opgenomen, dan wel of hij zich moet onthouden.

Vraagrecht

Overeenkomstig artikel 540 van het Wetboek van vennootschappen en artikel 29 van de statuten, hebben alle aandeelhouders het recht om tijdens de vergadering of schriftelijk vóór de vergadering vragen te stellen aan de bestuurders met betrekking tot hun verslagen vermeld in de agenda’s van de buitengewone en de gewone algemene vergadering of de agendapunten en aan de commissaris met betrekking tot zijn verslag vermeld in de agenda van de gewone algemene vergadering.

Vragen die schriftelijk worden gesteld zullen slechts worden beantwoord indien de betrokken aandeelhouder de hierboven vermelde formaliteiten om te worden toegelaten tot de buitengewone en de gewone algemene vergadering heeft vervuld en de schriftelijke vraag ten laatste op 4 mei 2019 door de Vennootschap is ontvangen.

Schriftelijke vragen kunnen worden bezorgd aan de Vennootschap per brief te versturen naar de maatschappelijke zetel van de Vennootschap ter attentie van Dhr. Dirk Stoop of per e-mail te verzenden naar dirk.stoop@vgpparks.eu.

Volmacht

De aandeelhouders kunnen zich, overeenkomstig artikel 25 van de statuten, laten vertegenwoordigen op de vergadering door middel van een gevolmachtigde die al dan niet aandeelhouder is. Behalve in de gevallen voorzien in de wet (artikel 547bis, §1, tweede lid van het Wetboek van vennootschappen) mag een aandeelhouder voor een bepaalde vergadering slechts één persoon als volmachtdrager aanwijzen. 

De aandeelhouders die wensen te worden vertegenwoordigd bij volmacht, worden verzocht gebruik te maken van het model van volmachtformulier (met steminstructies) dat op de zetel van de Vennootschap en op de website van de Vennootschap onder de tab “Investors” – “Shareholders Meetings” (www.vgpparks.eu) beschikbaar is. 

De kennisgeving van de volmacht aan de Vennootschap dient schriftelijk te gebeuren, hetzij per brief te versturen naar de maatschappelijke zetel van de Vennootschap ter attentie van Dhr. Dirk Stoop of per e-mail te verzenden naar dirk.stoop@vgpparks.eu.

De origineel getekende volmachtenformulieren dienen ten laatste op 4 mei 2019 door de Vennootschap op de zetel te worden ontvangen.

Aandeelhouders die wensen vertegenwoordigd te worden door een volmachtdrager moeten bovendien voldoen aan de hierboven beschreven toelatingsvoorwaarden (registratie- en bevestigingsprocedure).

Beschikbaarheid van documenten

Overeenkomstig artikel 535 van het Wetboek van vennootschappen kunnen de aandeelhouders van de Vennootschap, vanaf 10 april 2019, tegen overlegging van hun effect of van een attest opgesteld door een erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling dat het aantal gedematerialiseerde effecten bevestigt dat op naam van de aandeelhouder is ingeschreven, op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap (Uitbreidingstraat 72 bus 7, 2600 Berchem (Antwerpen)) kosteloos een kopie verkrijgen van de documenten en verslagen die op deze vergadering betrekking hebben of die hen krachtens de wet moeten worden ter beschikking gesteld. 

De verzoeken om een gratis kopie te verkrijgen kunnen ook schriftelijk of elektronisch worden verstuurd per brief of per e-mail ter attentie van:

Dhr. Dirk Stoop
Telefoon: +32 3 289 14 34
Fax: +32 3 289 14 39
E-mail: dirk.stoop@vgpparks.eu

Alle relevante informatie met betrekking tot de buitengewone en de gewone algemene vergadering, met inbegrip van alle verslagen en stukken vermeld in de agenda’s van de buitengewone en de gewone algemene vergadering, evenals de hoger vermelde volmachtformulieren, zijn beschikbaar op de website van de Vennootschap (www.vgpparks.eu) vanaf 10 april 2019.

De raad van bestuur